Cuando elaboramos un documento, debemos revisarlo ya que en diversas ocasiones este tiene errores: como faltas de ortografía y errores en la gramática, Word nos brinda la ventaja de poder darnos cuenta de ello y corregirlo de manera automática a la vez que nosotros mismos somos quienes determinamos cual sería la opción correcta, dependiendo de la naturaleza de nuestro documento. Algunas veces necesitamos entregar un documento, pero suele suceder que el formato cambia al presentarlo en otra computadora, esto nos afecta, ya que puede ser que ese documento deba ser leído tal y como fue escrito. En esta sección del blog, hablaremos de como revisar un documento con las opciones de Ortografía y Gramática y Vista preliminar, así como de las maneras de imprimir un documento para evitar que lo editen posteriormente.
REVISAR UN DOCUMENTO:
ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA:
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales (que el orden en que está escrita la frase sea el correcto).
Puedes revisar la Ortografía y Gramática de las siguientes maneras:
1. Haciendo clic en el icono revisar de la barra de herramientas de acceso rápido.
2. Ir a la pestaña Revisar y después dar clic en el icono ortografía y gramática del grupo Revisión
3. Pulsa la tecla F7
Cuando existen faltas ortográficas o errores gramaticales, la palabra o frase aparece subrayada con colores, cada uno muestra, que error ser está cometiendo, estos son los siguientes:
Subrayado rojo: Indica un posible error de ortografía o que Word no reconoce una palabra; por ejemplo, un nombre propio o un lugar.
Subrayado verde: Word cree que se debería revisar la gramática.
Subrayado azul: Una palabra está escrita correctamente pero no parece ser la palabra adecuada para la oración. Por ejemplo, escribió "tubo" pero la palabra debería ser "tuvo".
Finalizada la revisión ortográfica, al encontrarse errores, se abrirá automáticamente un cuadro de dialogo en el que se muestran las posibles opciones a elegir para corregir la palabra y que esta quede escrita correctamente:
Si la palabra señalada está bien escrita, basta con omitirla o agregarla al diccionario, para que el subrayado desaparezca.
Otra manera de corregir los errores de ortografía y gramática, es dar clic derecho sobre la palabra subrayada, aparecerá un cuadro de herramientas en las que aparecen las posibles correcciones a nuestra palabra o frase. De igual manera, si la palabra marcada es correcta, debemos agregarla al diccionario u omitirla.
VISTA PRELIMINAR:
Esta herramienta nos permite revisar el documento antes de imprimirlo.
Existen varias formas de hacerlo, estas son las siguientes:
o Vista diseño de impresión:
Permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.
Puedes acceder a esta opción de la siguiente forma:
1) Clic en la ficha Vista
2) Grupo Vista de documento
3) Comando diseño de impresión
o Vista preliminar:
Permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc. pero además permite ver varias páginas a la vez, aumentar y reducir el tamaño.
Para acceder a esta opción, haz lo siguiente:1) Menú Archivo
2) Imprimir
IMPRIMIR UN DOCUMENTO
o PDF:
Es un tipo de formato de documento portátil, conserva el formato del documento y permite compartir archivos. Cuando el archivo de formato PDF se visualiza, conserva exactamente el formato deseado. Los datos de este archivo no se pueden cambiar fácilmente y es posible configurar explícitamente el archivo para prohibir la edición. Otra característica de este archivo es que el tamaño del archivo es más pequeño.
Para imprimir un documento a PDF debes realizar el siguiente procedimiento: Menú Archivo/ Guardar como/ PDF
o PAPEL:
Lo que hace es poner tu archivo en físico, puedes hacerlo de la siguiente forma
Menú Archivo/ Imprimir
EJERCICIO:
Para que pongas en práctica los conocimientos obtenidos, te recomendamos realizar lo siguiente:
1) Abre la ventana de Word:
2) Escribe el siguiente texto tal y como se muestra a continuación:
El Sol es una estreya del tipo espectral G2 que se encuentra en el sentro del Sistema Solar, constituyendo la mayor fuentes de energía electromagnética de este sistema planetario. La Tierra y otros cuerpos (incluyendo a otros planetas, asteroides, meteoroides, cometas y polvo) orbitan alrededor del Sol. Por sí solo, representa alrededor del 98,6% de la masas del Sistema Solar. La distansia media del Sol a la Tierra es de aproximadamente 149.600.000 de kilómetros, o 92.960.000 millas, y su luz recorre esta distancia en 8 minutos y 19 segundos. La energía del Sol, en forma de luz solar, sustenta a casi todas las formas de vida en la Tierra a través de la fotosintesis, y determina el clima de la Tierra y la meteorologia.
3) El texto anterior contiene faltas de Ortografía y Gramática, corrígelo utilizando la revisión de ortografía y Gramática.4) Ya que está corregido, dale formato y y revísalo mediante la herramienta vista preliminar.
5) Imprímelo a PDF con el nombre de EL SOL
6) Si gustas cuentas con una impresora, también pon en físico tu documento.
Esperamos que te sea de gran ayuda la información contenida en esta sección del blog.
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